Minimalismus im E-Mail Account

Immer wieder kommt das Thema Minimalismus auf diesem Blog vor. Im Bereich der Beautyprodukte als auch das  (sinnvolle) Minimieren von Klamotten und eben allen Alltagsgegenständen, die man so besitzt – oder eben auch nicht.
Doch minimieren geht auch anders. In anderen Bereichen. Eigentlich entstand die Idee für diesen Beitrag hier nur durch Zufall, aber vielleicht ist es auch für den einen oder anderen von euch ein Punkt, den ihr bisher übersehen habt und der euch aber eigentlich genauso nervt wie mich auch 😉

Mittwoch Abend. Ich saß an meinem Schreibtisch. Neben mir die neue Vogue, vor mir mein E-Mail Postfach mit 42 neuen E-Mails. Ein Auge schielt nach links zur Vogue, mein Verstand nach vorne auf den Bildschirm. Nachdem ich den Inhalt kurz überflogen habe, stellte ich fest: nicht alles war wichtig oder musste direkt erledigt werden. Gut so. Aber warum so viele Mails? Werbung war dazwischen. Klar. Neue Blogbeiträge von Blogs, die ich gerne lese. Wichtige Mails die es zu beantworten galt aber auch. Ich mag es nicht, wenn ich ein unübersichtliches und vor allem volles Postfach habe. Das geht weder bei meinem Fulltime-Job noch am heimischen Laptop. Also musste ausgemistet werden. Minimalisierung der Eingangsmails. Zumindest soweit es möglich ist. Hier sind meine Tipps und Tricks, wie ich meinen E-Mail Account übersichtlich halte:


1. Schritt: Newsletter abbestellen!

Ich ging meinen kompletten virtuellen Papierkorb inklusive dem Posteingang durch – und bestellte alle Newsletter ab, die ich nicht wirklich für nötig hielt. Der eine tolle Shop mit den ständig wechselnden Angeboten? Weg damit! Wenn ich was brauche, bestelle ich es auch so und muss nicht alle paar Tage daran erinnert werden, dass ich möglicherweise und ganz eventuell etwas brauchen könnte! Bleiben dürfen nur Newsletter, die mich wirklich interessieren (und selbst hier kann man bei vielen Anbietern einstellen, ob man täglich, wöchentlich oder sogar nur 1x im Monat über Neuigkeiten informiert werden will – ratet mal wofür ich mich entschieden habe^^).


2. Schritt: Neuigkeiten zusammenfassen

Neue Blogbeiträge von meinen Lieblingsblogs? Auch hier habe ich ausgemistet. Manche Beiträge liest man aus Gewohnheit – nicht weil einem der Inhalt zusagt. Was mir nicht wirklich zusagte, wurde entabonniert (Gewohnheiten und Vorlieben ändern sich und nur weil ich diesen einen Blog vor 2 Jahren toll fand, muss das heute nicht auch noch so sein!). Zudem habe ich alle Blogs, die ich gern lese (und dies auch weiterhin tun werde) über Bloglovin abonniert und in den Settings eingestellt, dass ich 1x täglich eine E-Mail mit neuen Blogbeiträgen erhalten möchte – und nicht für jeden neuen Beitrag eine neue Mail (es gab Phasen, da habe ich gut und gerne 15-20 Mails am Tag erhalten, weil mal wieder ein neuer Beitrag online ging..ähm..ja).


3. Schritt: Spamfilter überprüfen und ggf. anpassen

Natürlich ist jeder E-Mail Account anders (ich persönlich arbeite seit Jahren mit GMX und habe mir von Anfang an die werbefreie Pro Version gegönnt). Aktiviert euren Spamfilter und setzt Mails, die ihr zugestellt bekommt und nicht entabonnieren könnt (auch das habe ich schon oft erlebt) in die Blacklist. Diese Mails werden dann entweder gar nicht erst zugestellt oder landen direkt im Spamordner. Den Spamordner überprüfe ich nur alle paar Tage und kann meist „alles makieren“ und „löschen“ drücken. Ich sehe in diesem Ordner auf einen Blick, ob sich evtl. doch etwas „normales“ zwischen die ganzen Spam-Mails gemogelt hat. Dauert keine 20 Sekunden und nervt nicht im Posteingang.


4. Schritt: Ordner anlegen

Ich liebe es und habe einige Ordner, die mir einen herrlichen Überblick über meinen E-Mail Account verschaffen! Jede bearbeitete E-Mail wandert in den entsprechenden Ordner (vieles benötigt man ja später nochmals) und verschwindet so aus dem Sichtfeld bzw. Posteingang. Der Vorteil ist, dass ich wirklich nur noch das übrig habe, was wirklich bearbeitet/gelesen/beantwortet werden muss und nicht das wichtigste aus dem Blickfeld verliere. Zusätzlich habe ich einen Ordner angelegt „später lesen“. Da wandern alle Mails rein, die ich nicht direkt lesen muss (z.B. News oder Blogfeeds – also alles, was nicht wirklich wichtig ist und Priorität hat^^). Dieses System der Ordner kann man natürlich beliebig verwalten. Ich habe Ordner wo alle Rechnungen drin liegen (teilweise der Übersicht halber auch mit Unterordnern wie z.B. „Telefonrechnungen“ und „Stromrechnungen“). Dieses Ordnersystem benutze ich eigentlich schon von Anfang an und habe seitdem noch nie eine E-Mail verloren und kann sogar auf meine Unterlagen aus 2010 zugreifen). Außerdem mag ich diese (zum Teil) digitalisierte Ablage für Rechnungen lieber als die ausgedruckte Papierversion und Umweltschonender ist es ohnehin^^.


5. Schritt: „Benachrichtigen bei…“ ändern

Jeder der einen WordPress-/Facebook- (und keine Ahnung was) Account hat kennt das: bei einem „Like“ bekommt man eine E-Mail. Auch diese Einstellungen lassen sich herrlich ändern bzw. sogar ganz abstellen.  Da ich keinen Facebook-Account habe, müsst ihr selbst herausfinden, wie man die ganzen Benachrichtigungen ausstellt. Bei WordPress einfach auf „Einstellungen“ und dann auf „Diskussion“ gehen. Dort könnt ihr einstellen, wann ihr per E-Mail benachrichtigt werden möchtet. So sehr ich es liebe, wenn ein Beitrag von mir „geliked“ wird, irgendwann werden einem die Mails zu viel und ich schaue lieber direkt in den Beitrag und sehe, wem mein Beitrag gefallen hat bzw. kann auch direkt dann bei den Kommentaren mit euch kommunizieren 🙂


6. E-Mails direkt verschieben (lassen)

In meinen E-Mail Account gibt es eine Einstellungsfunktion, welche als Art Filter zu sehen ist. Ich kann dort festlegen, welche E-Mails beim Eingang in mein Postfach direkt in einen bestimmten Ordner verschoben werden. So landen beispielsweise alle (noch vorhandenen^^) Newsletter direkt im Ordner „Newsletter“. Mein „Posteingang“ bleibt so übersichtlich und die Mails kann ich dann lesen, wann ich Zeit und Lust dazu habe – und muss sie nicht von Hand jedes Mal erst weg sortieren.

Wie haltet ihr euren E-Mail Account clean und übersichtlich?

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