Minimalismus im E-Mail Account

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Immer wieder kommt das Thema Minimalismus auf diesem Blog vor. Im Bereich der Beautyprodukte als auch das  (sinnvolle) Minimieren von Klamotten und eben allen Alltagsgegenständen, die man so besitzt – oder eben auch nicht.
Doch minimieren geht auch anders. In anderen Bereichen. Eigentlich entstand die Idee für diesen Beitrag hier nur durch Zufall, aber vielleicht ist es auch für den einen oder anderen von euch ein Punkt, den ihr bisher übersehen habt und der euch aber eigentlich genauso nervt wie mich auch 😉

Mittwoch Abend. Ich saß an meinem Schreibtisch. Neben mir die neue Vogue, vor mir mein E-Mail Postfach mit 42 neuen E-Mails. Ein Auge schielt nach links zur Vogue, mein Verstand nach vorne auf den Bildschirm. Nachdem ich den Inhalt kurz überflogen habe, stellte ich fest: nicht alles war wichtig oder musste direkt erledigt werden. Gut so. Aber warum so viele Mails? Werbung war dazwischen. Klar. Neue Blogbeiträge von Blogs, die ich gerne lese. Wichtige Mails die es zu beantworten galt aber auch. Ich mag es nicht, wenn ich ein unübersichtliches und vor allem volles Postfach habe. Das geht weder bei meinem Fulltime-Job noch am heimischen Laptop. Also musste ausgemistet werden. Minimalisierung der Eingangsmails. Zumindest soweit es möglich ist. Hier sind meine Tipps und Tricks, wie ich meinen E-Mail Account übersichtlich halte:


1. Schritt: Newsletter abbestellen!

Ich ging meinen kompletten virtuellen Papierkorb inklusive dem Posteingang durch – und bestellte alle Newsletter ab, die ich nicht wirklich für nötig hielt. Der eine tolle Shop mit den ständig wechselnden Angeboten? Weg damit! Wenn ich was brauche, bestelle ich es auch so und muss nicht alle paar Tage daran erinnert werden, dass ich möglicherweise und ganz eventuell etwas brauchen könnte! Bleiben dürfen nur Newsletter, die mich wirklich interessieren (und selbst hier kann man bei vielen Anbietern einstellen, ob man täglich, wöchentlich oder sogar nur 1x im Monat über Neuigkeiten informiert werden will – ratet mal wofür ich mich entschieden habe^^).


2. Schritt: Neuigkeiten zusammenfassen

Neue Blogbeiträge von meinen Lieblingsblogs? Auch hier habe ich ausgemistet. Manche Beiträge liest man aus Gewohnheit – nicht weil einem der Inhalt zusagt. Was mir nicht wirklich zusagte, wurde entabonniert (Gewohnheiten und Vorlieben ändern sich und nur weil ich diesen einen Blog vor 2 Jahren toll fand, muss das heute nicht auch noch so sein!). Zudem habe ich alle Blogs, die ich gern lese (und dies auch weiterhin tun werde) über Bloglovin abonniert und in den Settings eingestellt, dass ich 1x täglich eine E-Mail mit neuen Blogbeiträgen erhalten möchte – und nicht für jeden neuen Beitrag eine neue Mail (es gab Phasen, da habe ich gut und gerne 15-20 Mails am Tag erhalten, weil mal wieder ein neuer Beitrag online ging..ähm..ja).


3. Schritt: Spamfilter überprüfen und ggf. anpassen

Natürlich ist jeder E-Mail Account anders (ich persönlich arbeite seit Jahren mit GMX und habe mir von Anfang an die werbefreie Pro Version gegönnt). Aktiviert euren Spamfilter und setzt Mails, die ihr zugestellt bekommt und nicht entabonnieren könnt (auch das habe ich schon oft erlebt) in die Blacklist. Diese Mails werden dann entweder gar nicht erst zugestellt oder landen direkt im Spamordner. Den Spamordner überprüfe ich nur alle paar Tage und kann meist „alles makieren“ und „löschen“ drücken. Ich sehe in diesem Ordner auf einen Blick, ob sich evtl. doch etwas „normales“ zwischen die ganzen Spam-Mails gemogelt hat. Dauert keine 20 Sekunden und nervt nicht im Posteingang.


4. Schritt: Ordner anlegen

Ich liebe es und habe einige Ordner, die mir einen herrlichen Überblick über meinen E-Mail Account verschaffen! Jede bearbeitete E-Mail wandert in den entsprechenden Ordner (vieles benötigt man ja später nochmals) und verschwindet so aus dem Sichtfeld bzw. Posteingang. Der Vorteil ist, dass ich wirklich nur noch das übrig habe, was wirklich bearbeitet/gelesen/beantwortet werden muss und nicht das wichtigste aus dem Blickfeld verliere. Zusätzlich habe ich einen Ordner angelegt „später lesen“. Da wandern alle Mails rein, die ich nicht direkt lesen muss (z.B. News oder Blogfeeds – also alles, was nicht wirklich wichtig ist und Priorität hat^^). Dieses System der Ordner kann man natürlich beliebig verwalten. Ich habe Ordner wo alle Rechnungen drin liegen (teilweise der Übersicht halber auch mit Unterordnern wie z.B. „Telefonrechnungen“ und „Stromrechnungen“). Dieses Ordnersystem benutze ich eigentlich schon von Anfang an und habe seitdem noch nie eine E-Mail verloren und kann sogar auf meine Unterlagen aus 2010 zugreifen). Außerdem mag ich diese (zum Teil) digitalisierte Ablage für Rechnungen lieber als die ausgedruckte Papierversion und Umweltschonender ist es ohnehin^^.


5. Schritt: „Benachrichtigen bei…“ ändern

Jeder der einen WordPress-/Facebook- (und keine Ahnung was) Account hat kennt das: bei einem „Like“ bekommt man eine E-Mail. Auch diese Einstellungen lassen sich herrlich ändern bzw. sogar ganz abstellen.  Da ich keinen Facebook-Account habe, müsst ihr selbst herausfinden, wie man die ganzen Benachrichtigungen ausstellt. Bei WordPress einfach auf „Einstellungen“ und dann auf „Diskussion“ gehen. Dort könnt ihr einstellen, wann ihr per E-Mail benachrichtigt werden möchtet. So sehr ich es liebe, wenn ein Beitrag von mir „geliked“ wird, irgendwann werden einem die Mails zu viel und ich schaue lieber direkt in den Beitrag und sehe, wem mein Beitrag gefallen hat bzw. kann auch direkt dann bei den Kommentaren mit euch kommunizieren 🙂


6. E-Mails direkt verschieben (lassen)

In meinen E-Mail Account gibt es eine Einstellungsfunktion, welche als Art Filter zu sehen ist. Ich kann dort festlegen, welche E-Mails beim Eingang in mein Postfach direkt in einen bestimmten Ordner verschoben werden. So landen beispielsweise alle (noch vorhandenen^^) Newsletter direkt im Ordner „Newsletter“. Mein „Posteingang“ bleibt so übersichtlich und die Mails kann ich dann lesen, wann ich Zeit und Lust dazu habe – und muss sie nicht von Hand jedes Mal erst weg sortieren.

Wie haltet ihr euren E-Mail Account clean und übersichtlich?

18 Comments

  • reviewmaedchen 16. Oktober 2015 at 4:51 pm

    Der Beitrag kommt wie gerufen 😀
    Gestern war ich mega genervt von den ganzen Newslettern und Nachrichten über neue Blogbeiträge. Hab auch erst einmal alles abbestellt, was ich nicht mehr brauche und Benachrichtigungen geändert, wie du.
    Man fühlt sich ein bisschen erleichtert, wenn man den unnötigen Pröll aussortiert hat 😀
    Liebe Grüße 🙂

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  • Lila 16. Oktober 2015 at 5:29 pm

    42 Emails an einem Tag? Was geht denn da ab o_O Ich kriege 5 am Tag: 2 vom Chef, 2 von meinen Freunden und eine Werbemail… und das seit Jahren (es sei denn mich schreiben auf der Arbeit mehr Leute an, wenn sehr viel ansteht)

    Ich hab nur noch 5 Newsletter aboniert von Webshops bei denen ich mehrmals im Jahr bestelle und Gutscheine erhalte bei denen es sich lohnt. Da diese Gutscheine auf die Kundennummer ausgerichtet sind, findet man die nicht im Internet.

    Letztes Jahr hab ich auch sehr viele Blogs ausgemistet. Ich aboniere hauptsächlich kleine und dann noch ne handvoll große, damit ich die Produktneuheiten mitkriege. Blogs, die grundsätzlich jedes Produkt toll finden und nur Produkte in die Kamera halten die über 100€ kosten wurden alle gekickt. Ich aboniere alle Blogs via Bloglovin und dann noch zwei private bei WordPress. Da ich da eh alle 1-2 Tage reinschaue brauch ich auch kein E-Mail Abo dafür.

    Mit Ordnern in meiner E-Mailbox habe ich sehr schlechte Erfahrungen gemacht. Das führte meistens dazu, dass ich die Ordner gar nicht mehr betrachtet habe… Bei mir landet alles im Posteingang, Rechnungen werden als PDF ausgespeichert und längere To Do Lists von der Arbeit ausgedruckt (so Sachen, die ich in 1-2 Tagen erledige müssen nicht ausgedruckt werden, aber manchmal kriege ich Projekte die 1-2 Monate dauern). Ich lösche gegen Jahresende alle E-Mails, die älter als 1 Jahr sind.

    Ich abboniere nur noch Benachrichtungen von Seiten bei denen ich mich selten einlogge und dann die Hinweismails wenn sich jemand fremdes eingeloggt hat.

    Ansonsten kann ich vieles unterschreiben

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  • moteens 16. Oktober 2015 at 11:41 pm

    Gerade, weil Mailordner gerade mal unübersichtlich werden, habe ich mit mehrere Accounts erstellt. Einen für das Bloggen beispielsweise.
    Liebe Grüße,
    moteens
    https://moteens.wordpress.com/

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    • FashionqueensDiary 17. Oktober 2015 at 6:22 pm

      Mit mehreren Account käme ich gar nicht klar.. Ich muss auf einen Blick bei „allem“ sehen was los ist. Aber wenn du damit besser zurecht kommst, ist es doch super, dass du diese Lösung für dich gefunden hast!
      LG

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  • Tine 17. Oktober 2015 at 11:57 am

    Das ist mal ein guter Tipp. Viele Newsletter abonniert man ja nur wegen den Prozentgutscheinen und danach ist das ganze Postfach voll mit dem Zeug…

    Liebste Grüße
    Tine

    http://fairytaleoflife.com/

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  • Carolin von Caros Küche 17. Oktober 2015 at 12:34 pm

    Dazu hab ich gestern erst irgendwas gelesen und mich direkt inspirieren lassen. Seit heute habe ich nun endlich auch einen sauberen Posteingang 🙂
    Danke für deine treffende Zusammenfassung. Ich hoffe, dass dieser Artikel beherzigt wird, wenn vermutlich gibt es echt viele Leute wie mich, die einfach alles im Posteingang sammeln und viel zu selten löschen.

    Liebe Grüße!

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    • FashionqueensDiary 17. Oktober 2015 at 6:20 pm

      Vielen lieben Dank! Naja, bleibt ja jedem selbst überlassen ob er das (eigene) Chaos liebt oder sich doch mit Ordnung und Übersichtlichkeit wohler fühlt 😉

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  • Minimalismus in 5 Minuten | FashionqueensDiary 6. Februar 2016 at 11:05 am

    […] du deinen E-Mail Account minimalisierst, hatte ich übrigens hier schon einmal […]

    Reply
  • Das Geheimnis des Erfolges | FashionqueensDiary 17. Februar 2016 at 6:02 am

    […] mir dieses bewusst war, entabonnierte ich alle entsprechenden Newsletter, löschte sämtlich gesetzte Lesezeichen (für den Fall, dass ich doch noch einmal Motivation […]

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  • How to do: Minimalisieren für den Wohlfühlfaktor | FashionqueensDiary 26. März 2016 at 11:15 am

    […] In 5 Schritten zum Minimalismus im E-Mail Account […]

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  • Minimalismus in 5 Minuten - Fashionqueens Diary 3. Oktober 2016 at 2:34 pm

    […] du deinen E-Mail Account minimalisierst, hatte ich übrigens hier schon einmal […]

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  • Meine besten Minimalismus Tipps aus 2016 4. Dezember 2016 at 12:21 pm

    […] Rechnungen, Bestätigungen – alles was möglich ist, lasse ich mir von den Firmen per E-Mail zusenden. So vermeide ich Papierberge (die ja auch einsortiert werden müssen und wiederum Platz wegnehmen) und im absoluten Notfall kann ich auf diese Dokumente jederzeit von überall aus zugreifen. Dies habe ich mir von den Digitalen Nomaden abgeschaut und habe seitdem selten irgendwas suchen müssen, denn alles habe ich in Ordnern in meinem E-Mail Account hinterlegt! Hier findet ihr meine Tipps zum Minimalismus im E-Mail Account! […]

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  • Wie viele Accounts benötigt man als Blogger und Freelancer? 7. Februar 2017 at 7:02 am

    […] Im E-Mail Account habe ich alle Mails, sowohl privat, den Blog betreffend als auch vom Business sehr übersichtlich organisiert und komme damit hervorragend zurecht (siehe hierzu auch meinen Blogpost Minimalismus im E-Mail Account). […]

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  • Checkliste zum Aussortieren - Minimalismus leicht gemacht! 9. November 2017 at 10:08 pm

    […] digitalisieren Fotos und Briefe übrigens auch – vielleicht ist das ja auch eine schöne Alternative für […]

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  • Die Minimalismus Lüge und warum Sie uns verzweifeln lässt 22. November 2017 at 11:43 am

    […] Mein Beitrags-Tipp: Minimalismus im E-Mail Account […]

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  • Wenn Frauen schreiben... #41 (4 Tage Timeout) 22. November 2017 at 6:25 pm

    […] – ohne Widerrede. 4 Tage Schlafen, Fieber senken und wieder schlafen. Ganze 4 Tage keine E-Mails beantworten, Projekt und Auftragsarbeiten liegen lassen. 4 Tage, welche die reinste Hölle waren, […]

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